Gagnez du temps et maitrisez votre budget avec l'externalisation administrative.
Vous avez besoin d’une aide administrative, mais votre activité actuelle ne vous permet pas encore l’embauche d’une secrétaire, d’une assistante ou d’une gestionnaire en formation ? Externalisation de la formation.
Nous vous proposons des solutions adaptées en fonction de votre activité, de la taille de votre entreprise, de vos attentes et de vos objectifs. De ce fait, les solutions que nous proposons sont modulaires et concrètes. Ainsi, elles répondent au mieux à vos différentes problématiques de gestion.
Nos services
ExternaF, spécialiste de la gestion administrative et de l'Externalisation de la formation met à votre disposition son expertise dans les domaines suivants :
Gestion commercialeGestion commerciale
- Contrôle facture/Bon de livraison/Bon de commande (quantité, prix et date d’échéance),
- Gestion clients (émission devis, factures, relances clients personnalisées, envoi des documents par mail ou par courrier …)
- Suivi fournisseur (Classement et règlement des factures fournisseurs…)
- Contrôle facture/Bon de livraison/Bon de commande (quantité, prix et date d’échéance),
- Gestion clients (émission devis, factures, relances clients personnalisées, envoi des documents par mail ou par courrier …)
- Suivi fournisseur (Classement et règlement des factures fournisseurs…)
Gestion du personnelGestion du personnel
- Gestion du planning des salariés
- Prévoir et suivre les visites médicales d’embauche
- Planifier, organiser et assurer le suivi des visites médicales périodiques et les visites médicales de reprise
- Établir les bordereaux et suivre les centres de médecine du travail
- Planification et suivi administratif des entretiens annuels et professionnels
- Organisation des entretiens (prise des rendez-vous, réservation de salles …)
- Saisie des informations dans le SIRH
- Gestion du planning des salariés
- Prévoir et suivre les visites médicales d’embauche
- Planifier, organiser et assurer le suivi des visites médicales périodiques et les visites médicales de reprise
- Établir les bordereaux et suivre les centres de médecine du travail
- Planification et suivi administratif des entretiens annuels et professionnels
- Organisation des entretiens (prise des rendez-vous, réservation de salles …)
- Saisie des informations dans le SIRH
Gestion de formation des salariésGestion de formation des salariés
- Constitution et suivi des dossiers de prise en charge des formations suivies par le chef d’entreprise et/ou ses collaborateurs
- Pilotage avec l’OPCA dont dépend l’entreprise
- Assurer l’interface avec l’organisme de formation pour optimiser le financement de la formation,
- Gérer les dossiers de prise en charge du début à la fin
- Constitution et suivi des dossiers de prise en charge des formations suivies par le chef d’entreprise et/ou ses collaborateurs
- Pilotage avec l’OPCA dont dépend l’entreprise
- Assurer l’interface avec l’organisme de formation pour optimiser le financement de la formation,
- Gérer les dossiers de prise en charge du début à la fin
Gestion financièreGestion financière
- Préparation des pièces comptables à transmettre au cabinet comptable
- Suivi de trésorerie (mise en place et suivi)
- Création et suivi de tableaux de bord selon besoins exprimés
- Aide à l'établissement et au suivi du budget (annuel, par opération…)
- Gestion des notes de frais
- Préparation des pièces comptables à transmettre au cabinet comptable
- Suivi de trésorerie (mise en place et suivi)
- Création et suivi de tableaux de bord selon besoins exprimés
- Aide à l'établissement et au suivi du budget (annuel, par opération…)
- Gestion des notes de frais
Assistance administratifAssistance administratif
- Rédaction de courriers administratifs professionnels standards
- Conception de documents commerciaux (mailings, flyers…)
- Numérisation des documents
- Gestion des déplacements professionnels (réservations billets, hôtels…)
- …
- Rédaction de courriers administratifs professionnels standards
- Conception de documents commerciaux (mailings, flyers…)
- Numérisation des documents
- Gestion des déplacements professionnels (réservations billets, hôtels…)
- …
Administration des ventesAdministration des ventes
- Saisie de devis, bons de commande, factures...
- Relance facture impayée et suivi des litiges
- Analyse de rentabilité, étude de coûts, prix de vente, marges...
- Traitement et suivi de dossiers client
- Élaboration et diffusion d'offres commerciales
- Tenue et suivi de tableaux statistiques, représentations graphiques, diagrammes...
- Actualisation des données commerciales
- Mise en place d'outils de gestion des relations clientèle, fournisseurs, partenaires
- Mise en place d'outils de gestion commerciale
- Traitement de bases de données
- Saisie de devis, bons de commande, factures...
- Relance facture impayée et suivi des litiges
- Analyse de rentabilité, étude de coûts, prix de vente, marges...
- Traitement et suivi de dossiers client
- Élaboration et diffusion d'offres commerciales
- Tenue et suivi de tableaux statistiques, représentations graphiques, diagrammes...
- Actualisation des données commerciales
- Mise en place d'outils de gestion des relations clientèle, fournisseurs, partenaires
- Mise en place d'outils de gestion commerciale
- Traitement de bases de données
Communication & MarketingCommunication & Marketing
- Création de sites internet
- Actions de communication interne ou externe (rédaction, saisie, mise en page, diffusion...)
- Organisation de briefs et assistance pour vos campagnes de communication
- Organisation d’événements professionnels (participations à salons professionnels, foires, expositions...)
- Constitution de dossiers de presse
- Rédaction et maquettage de votre journal interne ou externe
- Création de vos supports publicitaires, cartes de visite, plaquettes commerciales, brochures, dépliants...
- Création de sites internet
- Actions de communication interne ou externe (rédaction, saisie, mise en page, diffusion...)
- Organisation de briefs et assistance pour vos campagnes de communication
- Organisation d’événements professionnels (participations à salons professionnels, foires, expositions...)
- Constitution de dossiers de presse
- Rédaction et maquettage de votre journal interne ou externe
- Création de vos supports publicitaires, cartes de visite, plaquettes commerciales, brochures, dépliants...
Gestion des réseaux sociauxGestion des réseaux sociaux
- Animation de vos réseaux sociaux
- Création des pages professionnelles sur les médias sociaux
- Rédaction des contenus relayant votre actualité
- Animation de vos réseaux sociaux
- Création des pages professionnelles sur les médias sociaux
- Rédaction des contenus relayant votre actualité
WebmarketingWebmarketing
- Assistance au suivi de création de sites web : rédaction cahier des charges, aide à la sélection du prestataire, suivi de la production et mise en place.
- Recherche de mots-clés pour l’optimisation de vos contenus
- Rédaction (et mise en ligne) de contenus optimisés pour votre référencement
- Conception lettre d'information, envoi à votre base de contacts et suivi
- Assistance au suivi de création de sites web : rédaction cahier des charges, aide à la sélection du prestataire, suivi de la production et mise en place.
- Recherche de mots-clés pour l’optimisation de vos contenus
- Rédaction (et mise en ligne) de contenus optimisés pour votre référencement
- Conception lettre d'information, envoi à votre base de contacts et suivi
Aide à la création d’entreprisesAide à la création d’entreprises
- Assistance dans la réalisation de vos études de marché (sectorielle, concurrentielle...)
- Établissement de prévisions financières
- Recherche d'aides et financements
- Accomplissement de vos formalités de création
- Assistance en gestion d'entreprise
- Gestion de projets...
- Définition et mise en œuvre de vos méthodes de gestion
- Conception d'outils de pilotage (tableaux de bord, indicateurs d'aide à la décision...)
- Assistance dans la réalisation de vos études de marché (sectorielle, concurrentielle...)
- Établissement de prévisions financières
- Recherche d'aides et financements
- Accomplissement de vos formalités de création
- Assistance en gestion d'entreprise
- Gestion de projets...
- Définition et mise en œuvre de vos méthodes de gestion
- Conception d'outils de pilotage (tableaux de bord, indicateurs d'aide à la décision...)
En optant pour l’externalisation administrative, vous faites le choix de gagner en réactivité, en souplesse et en sérénité tout en réduisant vos frais d’embauche. Pas de contrat de travail ni de déclaration à l’embauche à établir, juste une facture en fin de mois reprenant l’ensemble des prestations réalisées avec le coût prévu à l’avance.
Externalisation de la gestion administrative
Au sein de l’entreprise, la gestion administrative demande beaucoup de rigueur et un investissement constant. ExternaF vous propose de prendre en charge tout ou partie de vos travaux administratifs afin que vous puissiez vous concentrer sur votre métier.
Que vous soyez une petite entreprise, un artisan, un commerçant, un entrepreneur, ou un libéral, nous avons des solutions efficaces et adaptées à votre entreprise. En optant pour l'externalisation totale ou partielle de votre gestion administrative vous :
- Vous affranchissez des tâches chronophages qui ralentissent votre développement
- Accordez plus de temps au développement de votre clientèle et donc au développement de votre chiffre d’affaires
- Maximisez votre temps afin de vous recentrer sur des activités qui génèrent plus de croissance pour votre entreprise.
Externalisation de la formation
Les entreprises sont soumises à une gestion logistique et administrative pour la formation de leurs salariés. Cette activité est très chronophage. L’offre de formation sur le marché étant en perpétuelle mutation et pléthorique, il est alors devenu difficile pour les entreprises de s’y retrouver. La gestion financière lié à la formation est aussi très complexe ainsi que les évolutions réglementaires qui elles, sont permanentes. Le temps investi dans la gestion opérationnelle de la formation n’est pas dédié aux enjeux stratégiques de l’entreprise.
L’Externalisation de la formation devient alors une solution car, par effet de mutualisation des achats, les entreprises peuvent maximiser leurs résultats et maintenir une qualité irréprochable de la formation tout en :
- Dégageant un retour sur investissement positif,
- Réalisant une réduction des coûts de gestion pouvant atteindre 30 %,
- Optimisant les budgets de formation et les sources de financement
- Repositionnantles ressources internes sur des activités à plus forte valeur ajoutée, tant dans l’intérêt de l’entreprise que celui des salariés,
- Disposant d’un interlocuteur unique au fait de la gestion et de la réglementation, pour accompagner et conseiller.
L’optimisation des coûts de gestion ne doit plus être l’unique objectif pour l’Externalisation de la formation ni pour les autres fonctions support en Ressources Humaines et administratives.
Notre objectif est de vous apporter les solutions à vos besoins en Ressources Humaines. Nous vous proposons des prestations avec des professionnels ayant de compétences-métiers dans votre secteur, de ressources externes, et un accompagnement afin de mener à bien vos objectifs. L’Externalisation de la formation et de la gestion administrative vous permettront d’optimiser vos résultats, d’améliorer votre productivité et de vous recentrer sur votre cœur de métier. L’Externalisation de la formation et des ressources humaines vous permettent d’acquérir des compétences dont vous ne disposez pas en interne.
Avantages de l'externalisation
En externalisant la gestion administrative et la gestion de formation, l'entreprise fait le choix de :
Réaliser des gains financier
- Vous n’avez pas de frais d’embauche d’un nouveau salarié ni de charges sociales et encore moins d’autres dépenses liées au personnel
- Vos coûts de gestion sont optimisés, car l’externalisation coûte moins cher qu’un CDD ou de l’intérim
- Le prix de la prestation peut être établi en fonction du travail réalisé ou au nombre d'heures que nous allons déterminer ensemble
- Votre budget est maitrisé car nous avons défini ensemble le coût de la prestation
Gagner en flexibilité
- Pas de procédure de recrutement à mettre en place ni de gestion du personnel
- Optez pour une solution adaptée à vos besoins. Cela peut être : quelques heures par jour, par semaine ou par mois.
- Vous pouvez choisir entre une intervention ponctuelle ou régulière sans aucune contrainte de durée.
- Nous pouvons intervenir au sein de votre entreprise ou en télétravail
Réduire les coûts liés à la gestion
- Les solutions apportées sont adaptées à vos besoins : vous payez que ce dont vous avez besoin.
- Un devis personnalisé et détaillé́ vous est remis avant le début de mission.
Gagner du temps
- Nous gérons vos tâches administratives à votre place.
- Vos demandes sont traitées dans un délai de 48 heures ouvrées maximum.
Se recentrer sur les activités liées à son cœur de métier.
L'Externalisation administrative permet à l’entreprise, de se recentrer sur son cœur de métier et ainsi de se développer. Elle permet aussi à palier l’absence de compétence RH et résoudre la problématique de devoir embaucher une personne en plus.
Se focaliser sur les missions à plus forte valeur ajoutée
L'Externalisation administrative, permet à l'entreprise et à son équipe de se concentrer sur d'autres activités tout en gardant un effectif constant.
Ce qui nous caractérise
Lorsque nous vous proposons d’externaliser votre gestion administrative, nous vous apportons la possibilité de gagner du temps, de rationaliser vos coûts de gestion et de réaliser des économies d’échelle, tout cela sans embaucher une personne supplémentaire.
Nous vous proposons :
- La flexibilité, cela vous permettra d’adapter vos besoins à la réalité de votre marché et à vos objectifs. Notre priorité réside dans le respect des engagements pris et cela, quel que soit la durée ou le thème de notre prestation auprès de vous.
- Des prestations souples, économiques et enrichies d’expérience professionnelle de plusieurs années.
- La réactivité ainsi que la capacité de travailler au sein de votre entreprise ou à distance.
Nous sommes très vigilants et attentifs sur la qualité de nos prestations et à la conformité liée à la réglementation.